Co przepisy RODO mówią o monitoringu GPS?

Chcesz kontrolować pracę kierowców za pomocą GPS monitoringu? Z tego artykułu dowiesz się jak dostosować się do polityki RODO i wprowadzić w firmie monitoring zgodnie z prawem.

Czym jest RODO w kontekście monitoringu GPS?

Od 25 maja 2018 r. obowiązuje rozporządzenie o ochronie danych osobowych, znane pod skrótową nazwą RODO. Jest to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, które określa sposób gromadzenia i przetwarzania danych. Dlatego za każdym razem, kiedy ktoś używa naszych danych osobowych takich jak:

• imię i nazwisko
• nr PESEL
• dane teleadresowe
• nr dowodu osobistego
• oraz inne cechy pozwalające na identyfikację osoby fizycznej (np. cechy fizyczne, kulturowe, społeczne lub ekonomiczne)

powinniśmy być szczegółowo poinformowani o sposobie i celu przetwarzania tych danych. Zatem przedsiębiorca, który chce wprowadzić monitoring GPS do swojej floty powinien znać zasadność stosowanej formy monitorowania i wiedzieć, jak to zrobić zgodnie z obowiązującym prawem. 

Wprowadzenie do firmy monitoringu GPS

Pracodawca, który chce zamontować lokalizatory GPS w pojazdach służbowych, które następnie będą użytkowane przez pracowników, powinien w pierwszej kolejności ustalić zasady monitorowania zgodne z RODO. Dalej, jeśli monitorowany samochód będzie przypisany do pracownika, czyli dochodzi już do przetwarzania danych, należy poinformować o tym fakcie pracowników. Jest to obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO, czyli przekazanie informacji o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych.

RODO – kiedy tylko informować, a kiedy uzyskać zgodę pracownika?

W sytuacji kiedy monitoring GPS będzie śledził trasy pracownika również poza godzinami pracy, a więc w czasie prywatnym, należy uzyskać od pracownika wyraźną zgodę na przetwarzanie jego danych związanych z lokalizacją. Jeśli natomiast system monitoringu obejmie jedynie wyjazdy służbowe i tylko w czasie godzin pracy, wystarczy pracownika po prostu lojalnie poinformować. Może to być także forma naklejki informującej, że samochód jest monitorowany urządzeniem do lokalizacji. Innymi słowy, należy mieć na uwadze, aby nie ingerować w prywatność pracownika. Co ważne, informowanie pracownika o byciu monitorowanym powinno się odbyć zawsze przed uruchomieniem monitoringu, jednak nie później niż dwa tygodnie przed.

Przechowywanie i usuwanie danych osobowych

Pracownika należy powiadomić, kto i jak długo będzie przechowywał jego dane osobowe. Najlepszą formą, która pozwoli określić wszelkie prawne zasady funkcjonowania floty, jest polityka flotowa, która będzie zawierała regulamin monitorowania i użytkowania pojazdów służbowych. Dane osobowe powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do uzyskania określonego celu. Po upływie tego czasu, należy niezwłocznie usunąć dane osobowe. Ważne jest zarówno samo usunięcie danych jak i wykazanie, że faktycznie doszło do ich usunięcia. Pracodawca, jako administrator danych powinien poinformować pracownika, że usunął dane po upływie ustalonego wcześniej okresu. Rozwiązaniem może być protokół w formie pisemnej, potwierdzający usunięcie danych.

Istotne jest to, że instalacja urządzeń lokalizacyjnych również powinna być podyktowana uzasadnionym celem. Może to być nadzór nad właściwym wykonywaniem pracy w terenie lub ochrona mienia pracodawcy.

Jeśli firmowe samochody wykorzystywane są w przedsiębiorstwie tylko i wyłącznie do celów służbowych, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, warto skorzystać z Elektronicznej Ewidencji Pojazdów, która pozwala na odliczenie 100% podatku VAT od kosztów związanych z pojazdami.

CZYTAJ WIĘCEJ

Co zapisuje monitoring GPS?

Moduły GPS oprócz samej lokalizacji w czasie rzeczywistym, zapisują takie dane jak:

• styl jazdy
• czas rozpoczęcia i zakończenia podróży
• zużycie paliwa
• dane o prędkości
• gwałtowne hamowanie
• miejsca i czas postojów
• historię przebytych tras

Przepisy RODO mają na celu zwiększyć bezpieczeństwo przetwarzania danych i warto to zrobić mądrze, aby uniknąć problemów. Lokalizatory GPS do pojazdu oprócz bezpieczeństwa wpływają także na zwiększenie efektywności pracy i obniżenie kosztów. Z jednej strony wynika to bezpośrednio ze zwiększonej świadomości pracownika i jego odpowiedzialności, z drugiej zaś, monitoring GPS posiada narzędzia, które pozwalają realnie ocenić sposób użytkowania pojazdu. To z kolei przekłada się na lepszy styl jazdy kierowców i niższe koszty paliwa. Efektem tych działań jest zmniejszona liczba wypadków i mniejsze koszty serwisowe. 

LOKALIZATORY DLA POJAZDÓW

źródło: rodoradar.pl; materiały własne