Monitoring GPS w prawie pracy – dla pracodawców i pracowników

Gdy samochód lub inny pojazd staje się narzędziem pracy, naturalnym jest, że pracodawca chce mieć podgląd na jego użytkowanie. Dzięki monitoringowi GPS osoba zarządzająca flotą jest w stanie ocenić efektywność pracy, ale też sposób użytkowania pojazdu. Są jednak kwestie prawne, które pracodawca musi uwzględnić, wprowadzając moduły GPS do swojej floty. Dziś przyjrzymy się bliżej, co prawo pracy mówi na temat monitoringu GPS – od strony pracodawcy i pracownika. Zapraszamy do lektury!

Monitoring GPS a RODO

Zaczynając od nadrzędnych aktów prawnych, już w RODO zawarte są zapisy, które regulują monitoring GPS w kontekście pracy. Dlaczego? Ponieważ informacja o bieżącej lokalizacji jest cechą pozwalającą na identyfikację osoby fizycznej, co podlega ochronie danych osobowych.

W związku z tym pracodawca ma dwa obowiązki. Po pierwsze musi powiadomić pracownika o tym, że auto jest monitorowane za pomocą lokalizatora GPS. W przypadku, gdy system jest dopiero wdrażany, pracownicy powinni zostać o tym poinformowani nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem monitoringu. Natomiast każdy nowy pracownik powinien być o tym powiadomiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

Informacja na temat wprowadzania lokalizatorów GPS powinna zostać przekazana poprzez wewnętrzny dokument firmowy – może być to obwieszczenie, ale też odpowiedni zapis w regulaminie czy aneks do umowy o pracę. W dokumentach powinno być zawarte, kto ma dostęp do zbieranych danych oraz w jaki sposób i jak długo będą przechowywane.

Monitoring GPS a Kodeks Pracy

Zapisy na temat monitoringu GPS pojawiają się także w kodeksie pracy. Nie ma jednak mowy stricte o użyciu systemu GPS, a o różnych formach monitoringu pracy, które pomogą sprawdzić pracodawcy czy narzędzie pracy jest użytkowane we właściwy sposób oraz, czy pracownik jest w odpowiedniej lokalizacji w określonym miejscu i czasie.

Ten zawiły zapisy sprowadza się do prostego faktu: pracodawca ma prawo sprawdzać i kontrolować czy pracownik należycie sprawuje swoje obowiązki. Jeśli narzędziem pracy jest pojazd, szef może sprawdzać czy we wskazanym czasie znajduje się on w odpowiednim miejscu. Ma to na celu, również ujęte w  ustawie, zapewnienie odpowiedniej organizacji pracy oraz właściwe użytkowanie narzędzi pracy.

Obowiązki pracodawcy w związku z monitoringiem GPS

W związku z wprowadzeniem monitoringu GPS, pracodawca ma pewne obowiązki wynikające z kodeksu pracy. Po pierwsze, co zostało już omówione wcześniej, musi poinformować pracowników o wprowadzeniu narzędzia kontroli co najmniej 2 tygodnie przed jego wprowadzeniem. W przypadku nowych pracowników informacja powinna zostać przekazana przed rozpoczęciem pracy, a stosowny zapis powinien pojawić się w umowie o pracę lub regulaminie pracy.

Innym obowiązkiem pracodawcy jest oznaczenie monitorowanych pojazdów. Oznaczenie musi informować o fakcie, ze trasa oraz lokalizacja pojazdu podlega obserwacji. Choć prawo nie przewiduje określonego miejsca w pojeździe, w którym musi znajdować się oznaczenie, to nie może być ono ukryte. Jednym z najczęściej wybieranych miejsc jest więc przednia szyba, gdzie jednoznacznie można stwierdzić, że oznaczenie jest widoczne.

Pracodawca jest również zobowiązany do jednoznacznego wskazania celu oraz zakresu monitoringu. O ile cel to zazwyczaj kontrola, optymalizacja czasu pracy, by w pełni z niego korzystać, czy też zmniejszenie kosztów wynikające z zasad ecodriving, tak zakres może się różnić w zależności od systemu GPS, z którego korzysta flota. Poza oczywistą bieżącą oraz przeszłą lokalizacją, może obejmować także monitoring paliwa, miejsca  postojowe na trasie, miejsca tankowania czy też styl jazdy. Dzięki tym informacjom pracodawca jest w stanie optymalizować trasy i koszty, co jak najbardziej wpisuje się w przepisy zawarte w kodeksie pracy.

Ważnym aspektem jest także przypadek, w którym pracodawca daje możliwość wykorzystania auta do celów prywatnych. Wtedy też musi uzyskać zgodę od pracownika na monitoring samochodu. Pracodawca ma wówczas prawo jedynie do kontroli tych przejazdów, które zostały odbyte w godzinach pracy.

Przełączanie podróży prywatnych i służbowych – świetny dodatek do monitoringu GPS

W przypadku udostępniania pojazdu z lokalizatorem GPS pracownikowi, użytecznym dodatkiem okazuje się możliwość przełączania podróży prywatnych i służbowych. Aby to zrobić, nie trzeba ingerować w żadną instalację w aucie – w przypadku modułów od IKOL, operację można wykonać z poziomu aplikacji mobilnej. Wygoda i prostota sprawia, że to jeden z nieodzownych elementów w zarządzaniu flotą samochodów.

W tym przypadku pracownik i pracodawca uzyskują obustronną korzyść – możliwość klarownego rozliczenia się z kosztów użytkowania auta. Wszystkie inne formy rozliczeń – od papierowych, po elektroniczne, które nie są zintegrowane z systemem GPS – mogą być zawodne, ponieważ są zależne od czynnika ludzkiego. Natomiast raport przejazdów prywatnych i służbowych pokazuje czarno na białym, które koszty leżą po której stronie.

Monitoruj flotę z modułami GPS od IKOL!

W IKOL zdajemy sobie sprawę, że prawne aspekty związane z monitoringiem GPS są na tyle skomplikowane, że samo wyposażenie floty w lokalizatory powinno być maksymalnie proste. Dlatego też kilka z modułów ma bardzo prostą instalację, a oferowanym do nich dodatkiem jest właśnie przełącznik podróży prywatnych i służbowych.

Jeśli posiadasz flotę pojazdów lub nadzorujesz jakąś jako fleet manager, koniecznie rozważ wyposażenie aut w lokalizatory GPS. Jak widać, nie tylko sprawią, że praca będzie lepiej zaplanowana, a czas lepiej wykorzystany, ale też zautomatyzują wiele czynności za pomocą generowanych raportów. Aby zapoznać się z pełną ofertą urządzeń, zachęcamy do kliknięcia w przycisk poniżej – to pierwszy krok do wydajniejszego korzystania z floty pojazdów!

sprawdź ofertę lokalizatorów GPS!